2017. május 26., péntek

Rövid elmélkedés a Pomodoro technika kapcsán

Elég sokat kutakodom a nagyvilágban hatékonyságnövelő ötletek, gondolatok után. Igazából túl sokat is... sajnos hajlamos vagyok beleesni időnként abba a csapdába, hogy ahelyett, hogy alkalmaznám, amit már megértettem, még újabb és újabb ötleteket hajkurászom. De azért már javulok :)

Az egyik érdekes kirándulásom a Pomodoro-technika irányában volt. Sok blog bejegyzést, cikket, videót, és alkalmazást megnéztem, de nem sikerült megértenem, hogy miért is működne nekem ez a technika. Mégis, már mekkora "hülyeség" az, hogy majd 25 percig dolgozom, és utána szünetet tartok? És, ha egy feladat 40 percig tart, akkor hagyjam félbe? Ha meg 20 percig, akkor utána kezdjek bele valami másba még 5 percre? Tisztára nem értettem.

Az a része világos volt, hogy segít a nap tervezésében, illetve segíthet koncentráltnak maradni. De nagyon szigorúnak éreztem, és úgy láttam, hogy a saját világomban nem fogom tudni egyáltalán alkalmazni.

Aztán szembetalálkoztam más írásokkal is (pl. a 15 perces szabállyal), ami további ötleteket adott, hogyan tudnám használni mégis valahogyan.

Végül arra jutottam, hogy nem fogom arra használni, hogy "pomodoronként dolgozzam le" a napi feladataimat, hanem elsősorban heti "időbecslésre" és a napi feladatmennyiség behatárolására fogom használni. A munkám során számos, egymástól független tevékenység van, amelyekkel  rendszeresen (ha nem is minden nap, de heti szinten biztosan) kell foglalkoznom:
  • Általam vezetett/koordinált projektek esetén:
    • belül "architekti", "projekt menedzseri", konzulensi, tesztelői és reviewer feladatok,
    • ügyfél felé "business analyst" és támogatási feladatok
  • Egyéb, már működő rendszerek esetén ügyféltámogatási feladatok
  • Cégen belüli folyamatok / eszközök folyamatos ellenőrzése, felülvizsgálata, változáskövetése, újdonságok kipróbálása / bevezetése
  • Kollégák mentorálása, nem csak projekt, hanem általános szakmai értelemben is

Alapfeltevések:
  • 1 órába 2 pomodoro-nyi feladat fér fele :)
  • egy átlagos, "kellemesen laza" munkanap kb. 12 pomodoro (nagyjából 6 órányi "effektív munka"); egy koncentrálós, keményebb munkanapba kb. 15 pomodoro fér bele, egy extrém munkanapba pedig kb. 18 (ez utóbbi már kb. 11 órányi munkahelyen töltött időt jelent, tehát tényleg extra, ezt hosszú ideig nincs értelme csinálni)
  • a fentiek alapján egy átlagos hétbe kb. 70 pomodoro fér bele, ezen lehet némileg feljebb tornászni, kb. 80-ig, de csak időszakosan
Heti tervezés:
  • A GTD is használja, és tényleg, szerintem ez az egyik legfontosabb dolog annak, aki kicsit is szeretné jobban tervezni és megvalósítani a dolgait. Heti szinten viszonylag gyorsan át lehet tekinteni az előző hetet, levonni a tanulságokat, és legalább nagy vonalakban megtervezni a következő hetet (hogy akkor, milyen területeken kell előrehaladni).
  • Fontos, hogy a hetet tervezem, nem a napokat! Vagyis azt táblázom be, hogy az adott héten kb. hány pomodoro-t foglalkozom a soron következő feladatokkal. Azt, hogy egy konkrét napon ténylegesen mivel töltöm az időt, a nap elején határozom meg (amit persze még mindig felboríthat valami "vis major" dolog, de általában több, mint 80%-ban tudom magam tartani a tervhez).
  • Ez a megközelítés nekem sokat segített abban is, amikor olyan időszak van (és többnyire ilyen van :) ), hogy párhuzamosan több "nagyon fontos" projekt vagy "eseményszál" is megy. Ha nincs heti terv, akkor folyamatosan bennem van, hogy "a többivel is foglalkozni kellene", míg, ha van, és van azokra is idő tervezve, akkor sokkal nyugodtabban tudok az éppen aktuálisra figyelni.
Feladatok:
  • Ha elkezdek egy feladatot, akkor amennyire csak tőlem telik, nem hagyom, hogy bármi vagy bárki megzavarja (nekem nagyon bejött az, hogy legalább 15 percig kötelező csinálnod, utána szabadon eldöntheted, hogy folytatod, vagy áttérsz másra). Ugyanakkor, mivel többségében koncentrációt igénylő feladatokat végzek, ezért van egy max. 45-50 perces határ (ami végül is 2 pomodoro :) ), ami után biztosan tartok szünetet.

Ezt a megoldást alkalmazom kb. fél éve, egyelőre váltakozó sikerrel, de hatékonyabb vagyok, mint korábban, amikor csak napi szinten terveztem meg valamennyire, hogy mit fogok csinálni.

A leggyengébb láncszem a folyamatban a heti tervezés, és a feladatokhoz való "pomodoro becslés" (tehát hogy azon a héten kb. hány pomodoro folyhat el az adott feladatra). Ha ez elmarad, vagy csak félszívvel csinálom meg, akkor azt nagyon megérzem a következő héten.

Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése